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无纸化会议系统

会议预约系统

关键词:会议预约系统

在目前传统会议室使用上,缺少统一的管理缺席与方法,会议室使用都经常会遇到以下问题:

a. 缺乏预约办法,使用会议室只能靠碰运气,或者在门口排队等着;

b. 会议室很多,但不知道哪一间空闲,只能一间间看过去;

c. 事先定好的会议室,别人不知道,捷足先登,自己反而要等在门口了;

d. 会议签到情况不准确或存在代签情况;

e. 预约的会议室无法开门;

f. 会议被打断,不断有人冒然闯入,就为了看看会议室是不是空闲;

另外,列举有关会议功能的企业OA使用中常见的不足:

g. 会议登记不直观:现有OA系统登记时,无法直观获取会议预约的情况信息,操作繁琐;

h. 无法确认会议室状态:无法获取会议室是否使用信息,可能造成会议没有进行而会议室闲置;

i. 无法扩展满足更高管理要求:只能在OA预约模块下使用,不方便。

由于目前许多大中型单位手工化管理会议室,各楼层的会议室空闲,预约情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预约管理,避免资源的冲突。由广东善百智能科技有限公司自主研发的SMMS会议室预约管理系统,用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间。

因此,一套有管理有序、使用简易、状态明了的智能会议室管理系统应运而生。

一.系统概述

1.系统概述

 

概述:

通过预约系统,所有人员可以通过电脑查询所有会议室使用情况,并能够预约处于空闲状态的会议室,对参会人进行排座。同时邮件或短信等方式通知与会人员,而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。用户到场后进行扫码签到或人脸识别签到、签到情况准确返回后台进行统计,如联动了门禁系统,则签到后可触发门禁开门。进入会场后,会议室墨水屏桌牌则自动显示对应人名。

用户登录:用户通过浏览器访问系统服务器;

会议室一览:系统以类似列表的方式展示所有会议室的使用情况,使用户一目了然;

预约会议室:用户确定需要使用的会议室和时间段,进行预约,成功后,其他用户在“会议室一览”中会看到这个会议室某时间段已被占用;

邮件通知:系统可以自动或手动方式邮件通知与会人员;

综合会议显示:在前台、大厅等位置,装设大屏幕电视,滚动显示所有会议信息——会议综合屏;

会议室门口显示:在会议室门口位置装设小屏幕显示设备,显示当前会议状态(正在开的会/空闲),已基本会议室会议日程表——会议预约屏;

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