Sanbed会议预约管理系统

 

概述方案

 

上海善百智能有限公司

2019.12编

版权所有 盗版必究

 

目录

一． 公司简介 4

二． 项目背景 5

三． 系统概述 6

3.1.系统概述 6

3.2.部分案例场景： 7

四．系统组成与架构 10

4.1.系统架构 10

4.2.前端显示界面示意 11

五．系统功能： 12

1. 会议查看功能 12

2. 快速查看会议室排程 13

3. 快速预约会议室 14

4. 标准预约会议室 14

5. 预约周期性会议 15

6. 会议审核功能 15

7. 会议室管理功能 16

8. 会议室排座布局功能 16

9. 会议室资产管理功能 17

10. 会议室启停功能 17

11. 收费管理功能（可选） 18

12. 系统授权功能 18

13. 样式管理功能 18

14. 门口屏显示界面采用网页显示方式 19

15. 综合屏一览表界面采用网页显示方式 20

16. 邮件通知功能 20

17. 短信通知功能 21

18. 微信通知功能 21

19. 支持手机端登录功能 22

20. 支持微信公众号接入功能 22

21. 支持对接OA或外部第三方数据（可选） 22

22. 人脸识别签到功能 22

23. 二维码扫码签到功能 22

24. 支持对接门禁功能 23

25. 数据看板功能 23

26. 支持墨水屏桌牌联动 24

27. 支持接入多媒体信息发布系统 24

六．设备配置 25

1.门口屏一体机 25

1）硬件规格 25

2）门口屏系统功能 27

2.综合屏一体机 28

1）硬件规格 28

2）会议综合屏系统功能 30

3.服务器 31

4. 墨水屏桌牌 32

5. 蓝牙基站 33

七．系统配置清单 34

 

 

 

 

 

 

 

一．公司简介

善百智能科技是集研发、生产、销售和服务于一体的综合性高科技企业，经营的多媒体信息发布系统、会议管理系统、电子门牌系统、排队叫号系统、导示导航系统、电子班牌系统等系统应用解决方案与其配套的商业显示屏、触控一体机等软硬件产品。

公司产品可广泛应用于党政机关、医院、学校、金融证券、公共事业、办事窗口、办公楼宇，场馆博物馆、酒店娱乐、商贸连锁、公园景区、广告运营等众多行业和场所，具有良好的市场前景和优质的投资回报。

公司获得国家级高新技术企业认苹果，通过并严格执行ISO9001体系标准。公司在技术领域内取得10多项专利、60余项软件著作权。公司核心技术团队组建超过10年，技术团队占公司人员比例60%以上。公司与华东师范大学等高校达成深度校企合作战略关系。公司凭借技术核心优势，力求为客户提供有竞争力的一体化项目解决方案。

公司秉承创新科技、智慧生活的先进理念，结合当前极速发展的互联网+经营思维，为公司在发展产品、销售经营、组建团队、服务客户等方面建立了模式基础。力争成为行业标杆，树立善百智能品牌，为国家信息化发展做出贡献。

 

二．项目背景

在目前传统会议室使用上，缺少统一的管理缺席与方法，会议室使用都经常会遇到以下问题：

a. 缺乏预约办法，使用会议室只能靠碰运气，或者在门口排队等着；

b. 会议室很多，但不知道哪一间空闲，只能一间间看过去；

c. 事先定好的会议室，别人不知道，捷足先登，自己反而要等在门口了；

d. 会议签到情况不准确或存在代签情况；

e. 预约的会议室无法开门；

f. 会议被打断，不断有人冒然闯入，就为了看看会议室是不是空闲；

另外，列举有关会议功能的企业OA使用中常见的不足：

g. 会议登记不直观：现有OA系统登记时，无法直观获取会议预约的情况信息，操作繁琐；

h. 无法确认会议室状态：无法获取会议室是否使用信息，可能造成会议没有进行而会议室闲置；

i. 无法扩展满足更高管理要求：只能在OA预约模块下使用，不方便。

由于目前许多大中型单位手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲，预约情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预约管理，避免资源的冲突。由广东善百智能科技有限公司自主研发的SMMS会议室预约管理系统，用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

因此，一套有管理有序、使用简易、状态明了的智能会议室管理系统应运而生。

三．系统概述

3.1.系统概述

 

概述：

通过预约系统，所有人员可以通过电脑查询所有会议室使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室，对参会人进行排座。同时邮件或短信等方式通知与会人员，而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。用户到场后进行扫码签到或人脸识别签到、签到情况准确返回后台进行统计，如联动了门禁系统，则签到后可触发门禁开门。进入会场后，会议室墨水屏桌牌则自动显示对应人名。

用户登录：用户通过浏览器访问系统服务器；

会议室一览：系统以类似列表的方式展示所有会议室的使用情况，使用户一目了然；

预约会议室：用户确定需要使用的会议室和时间段，进行预约，成功后，其他用户在“会议室一览”中会看到这个会议室某时间段已被占用；

邮件通知：系统可以自动或手动方式邮件通知与会人员；

综合会议显示：在前台、大厅等位置，装设大屏幕电视，滚动显示所有会议信息——会议综合屏；

会议室门口显示：在会议室门口位置装设小屏幕显示设备，显示当前会议状态（正在开的会/空闲），已基本会议室会议日程表——会议预约屏；

3.2.部分案例场景：

 

 

 

 

 

四．系统组成与架构

4.1.系统架构

 

① 核心服务器安装智能会议管理系统，系统可与exchange服务器对接、或0A系统对接，还可与人脸识别、门禁等第三方系统接口；

② 系统采用B/S架构，工作人员可通过网页方式登录系统，进行查询和预约等操作；

③ 在前台、大厅等位置装设综合显示屏，显示所有会议信息；

④ 在会议室门口，装设会议室预约屏，显示会议室所有预约信息；

4.2.前端显示界面示意

会议预约管理系统综合显示屏示意：

 

综合显示屏能显示所有会议室预约信息，能分屏显示其他内容，如LOGO、图片、时间等。

 

 

会议预约管理系统会议室门口屏示意：

 

门口屏能显示当前会议室使用状态，会议开始时自动切换为会议进行状态，会议结束后自动切换为会议空闲状态。能显示当前会议室当日的所有会议状态。

 

 

 

 

五．系统功能：

1. 会议查看功能

A. 查看自己已预约的会议，包括所在会议室、开始时间、结束时间、主题、主讲人、预约时间等信息。

B. 查看已通过审核的会议。

C. 查看已被管理员拒绝审核的会议。

 

 

2. 快速查看会议室排程

在会议室预约功能中，能在一个页面内快速查看到所有会议室的基本状况，其中包括会议室所在地址、容纳人数等，同一界面中能查看当前会议室的会议基本排程。

 

 

3. 快速预约会议室

通过快速预约会议室功能、只需填写会议主题、主讲人、会议日期、会议时间即可提交预约。如果当前用户是超级管理员、则不需通过审核，会议预约能即时生效；如果当前用户是普通用户，则须提交审核，待审核员审核通过后方能生效。

 

 

4. 标准预约会议室

通过标准预约， 选择会议时间，能自动筛选可用的会议室资源，排除已经在此时间段占用的会议室。能对参会人员进行排座，结合电子桌牌，能自动将参会人员姓名、职位等信息下发到桌牌上显示。

 

5. 预约周期性会议

通过预约周期性会议，能选择天、周、月属性，制定每若干天、周月的某一天召开会议。通过审核后，会议将会在以后的指定时间显示在门牌上。

 

6. 会议审核功能

具备审核权限的用户，进入会议审核功能中，能查看到待审核会议、可对已提交审核的会议进行审核，选择通过或者不通过。通过或者不通过的状态能反馈到预约用户的“我的会议”界面，形成数据互通。

同时审核界面中，能查看已通过会议与审核不通过的会议。

 

7. 会议室管理功能

支持对各间会议室进行管理，支持添加、删除会议室，支持对会议室属性的修改。

 

 

8. 会议室排座布局功能

支持编排会议室的座位布局，自动生成序号。

 

9. 会议室资产管理功能

 

各个会议室具备自定义资产配套设施，如投影仪、视频会议、麦克风等设施，可设置收费设施项目。

 

10. 会议室启停功能

支持对会议室设置启用或停用状态，默认为启用状态。若遇到会议室机械性故障或特殊情况时，可对会议预约管理系统内的会议室进行停用，则用户不能对此会议室进行预约。

11. 收费管理功能（可选）

支持设置各会议室的收费项目；支持会务结算，能用于会议室出租、临时借用时的管理。

12. 系统授权功能

会议预约管理系统必须通过正版授权文件授权后方能使用。系统默认使用机器码加密算法生成的授权文件。同时支持使用硬件密钥方式授权。

 

13. 样式管理功能

系统支持综合屏与门口屏的显示样式修改，通过自定义模板底图，定义会议室使用中与空闲中的状态显示样式。分辨率支持1024*748、1280*720、1366*768、1920*1080等。

 

14. 门口屏显示界面采用网页显示方式

系统支持对各个会议室的门口屏前端显示界面生成独立的网页地址，界面均采用网页显示技术，能快速被多媒体信息发布系统、外部浏览器调用，实现快速对接，无需二次开发与对接。

界面分辨率能根据显示屏尺寸大小选择适合的分辨率样式。

 

 

15. 综合屏一览表界面采用网页显示方式

系统自己识别已预约的会议信息，并自动生成综合屏预约一览表。界面均采用网页显示技术，能快速被多媒体信息发布系统、外部浏览器调用，实现快速对接，无需二次开发与对接。

 

16. 邮件通知功能

通过接入邮件服务器，添加各与会人的电子邮箱，实现对与会人发送邮件，提醒会议日程。邮件内容支持自定义。

 

 

17. 短信通知功能

通过接入短信服务器，添加各与会人的手机号码，实现对与会人发送短信，提醒会议日程。短信内容支持自定义。

 

18. 微信通知功能

通过用户自助绑定微信账户，即可实现微信公众号向微信用户推送会议通知。内容包含会议主题、会议时间、会议地点等。

19. 支持手机端登录功能

支持使用安卓、IOS、windows phone等移动设备登录后台。数据与PC端登录保持一致。

20. 支持微信公众号接入功能

通过微信公众号对接，可在企业公众号中登录会议预约系统后台进行会议室预约与管理。

21. 支持对接OA或外部第三方数据（可选）

通过系统接口，采用数据库中转方式，支持对接OA系统或外部第三方数据系统，实现共享用户、共享会议信息、推送数据等功能。

22. 人脸识别签到功能

结合人脸识别系统，通过摄像头采集参会人脸部，与后台用户数据进行匹配，可自动进行会议签到并记录至后台数据库。

 

23. 二维码扫码签到功能

在门口屏显示的界面中，通过手机扫描签到二维码，进入签到界面，输入用户手机号，将于后台登记的手机号进行匹配，匹配成功则签到成功。匹配不成功则可选择新增临时签到，成为临时与会人。

 

 

24. 支持对接门禁功能

通过结合门禁系统中的用户列表、当用户进行签到后，与门禁系统用户进行匹配，如匹配成功，则可自动开门。

 

25. 数据看板功能

通过数据看板，能直观的查看各会议室的使用情况，如会议室使用次数、时长统计、剖门使用统计等。

 

26. 支持墨水屏桌牌联动

通过排座功能，参会人签到成功后自动将名字更新到墨水屏桌牌上。

 

27. 支持接入多媒体信息发布系统

会议室预约管理系统支持接入多媒体信息发布系统，在会议室门口屏或综合屏上，除了显示会议室预约信息，同时时能对会议屏进行分区显示，显示视频、图片、文字、时间、天气等多媒体数据格式。同时能能各个会议屏进行设备控制管理，如音量控制、开关控制、截图、状态显示、素材管理等功能。

多媒体信息发布系统制作模板如下：

 

 

六．设备配置

1.门口屏一体机

1）硬件规格

A.前端门口屏一体机采用15.6寸壁挂式超薄安卓一体机

 

产品型号	NCPA16R
背光	LED直下式
类别	网络版壁挂式android多媒体一体机终端
整机外观	外观综述	整机简约时尚，动感流线，美观大方
	颜色搭配	白色
	造型	铝合金造型、前置钢化玻璃
	喇叭网	后壳
电路方案	功能模块	1) 有线、WIFI标配； 2) 状态灯条（红绿蓝）显示； 3) 支持10点电容式触摸； 4) 内置200万摄像头（选配）； 5) 隐藏式壁挂安装支架； 6) POE供电。
屏参数	尺寸	15.6寸
	分辨率	1920*1080
	屏显比例	16：9
	背光源	LED
	对比度	1000:1
	亮度	300cd/m2
	响应时间	5ms
	视角	85(H)/85(V)
	屏色数	16.7M
	色域	72%（NTSC）
	屏寿命	大于5万小时
技术规格	操作系统	Android 5.1以上
	CPU	64位四核Cortex-A17 CPU
	DDR	2G
	NAND FLASH	8G
	WIFI	802.11 b/g/n
	USB	USB2.0
	菜单语言	中文、英文
	伴音输出功率	2*2W
	喇叭配置	2*2W
	输入/输出	1路RJ-45、2路USB、1路SD卡槽、1路耳机
功率/功耗	额定功率	≤24W
	待机功耗	≤2W
	工作电压	220V～ 50Hz
尺寸/ 包装	包装说明	原厂包装
	裸机 尺寸	≤385.2*257.2*26mm
	整机净重(kg)	约1.5kg
	整机毛重(kg)	约1.9kg
附件	电源适配器	12V-3A
	挂架	VESA：100*100mm

 

2）门口屏系统功能   

① 支持当前会议室进行的会议信息显示、当天进行的会议显示

② 会议进行时自己切换为会议进行状态，会议结束时自动切换成会议室空闲状态

③ 支持按排程自动播放或即时播放

④ 支持根据会议状态自动变换机身状态灯条

⑤ 支持来电自启，远程关机、定时开关机

⑥ 远程属性修改、音量控制、播放控制

⑦ 支持远程清理终端素材

⑧ 支持本地重命名终端

⑨ 支持日志查询

⑩ 可扩展触摸查询功能，定制触摸查询界面

 

2.综合屏一体机

1）硬件规格

前端会议综合屏一体机采用55寸壁挂式安卓一体机

 

 

产品型号	NCPA55D
背光	LED直下式
类别	网络版壁挂式android多媒体一体机终端
整机外观	外观综述	前框钢化玻璃保护，边框铝合金一体成型 整机简约时尚，动感流线，美观大方
	颜色搭配	前后面板为黑色，边框可选银色、金色、黑色
	后壳造型	数模定位
	喇叭网	后壳
电路方案	功能模块	7) 有线、WIFI标配； 8) 3G、4G选配； 9) 支持10点电容式触摸（选配）； 10) 内置200万摄像头（选配）； 11) 标配超薄挂架。
屏参数	尺寸	55寸
	分辨率	1920*1080
	屏显比例	16：9
	背光源	LED
	对比度	2000:1
	亮度	350cd/m2
	响应时间	5ms
	视角	88(H)/88(V)
	屏色数	16.7M
	色域	72%（NTSC）
	屏寿命	大于5万小时
技术规格	操作系统	Android 5.1以上
	CPU	64位四核Cortex-A53 CPU
	DDR	1G
	NAND FLASH	8G
	WIFI	802.11 b/g/n
	USB	USB2.0
	菜单语言	中文、英文
	伴音输出功率	2*5W
	喇叭配置	2*5W
	输入/输出	1路RJ-45、2路USB、1路SD卡槽、1路耳机
功率/功耗	额定功率	≤120W
	待机功耗	≤3W
	工作电压	220V～ 50Hz
尺寸/ 包装	包装说明	原厂包装
	裸机 尺寸	≤1260*730.4*48.6mm
	整机净重(kg)	约15kg
	整机毛重(kg)	约17kg
附件	电源线	1.5米
	挂架	配套挂架

2）会议综合屏系统功能   

① 支持当天所有会议室进行的会议信息显示

② 支持当作门口屏使用

③ 支持组合显示视频、图片、文字、文档、天气、时间、RSS、流媒体、外部数据等多媒体格式

④ 支持全屏、分屏或任意组合形式播放

⑤ 支持按排程自动播放或即时播放

⑥ 支持横屏、竖屏播放

⑦ 支持来电自启，远程关机、定时开关

⑧ 远程属性修改、音量控制、播放控制

⑨ 支持远程清理终端素材

⑩ 支持本地重命名终端

11 支持日志查询

12 可扩展触摸查询功能，定制触摸查询界面

3.服务器

 

 

主芯片组:Intel C612

网络芯片:板载双千兆网卡

CPU规格:Xeon E5-2603

CPU插槽:LGA 2011

支持CPU数量:标配1个，可选2个

总线频率:QPI 9.6GT/s

内存规格:8GB DDR4 EMMC

显卡插槽:1×PCI-E 2.0 x1,3×PCI-E 3.0 x8,1×PCI-E 2.0 x4（in x8）

PCI插槽:1×PCI

SATA接口:8个SATAII接口；2个SATAⅢ接口

硬盘规格:1TB 企业级高速硬盘

USB接口:2×USB2.0接口,4×USB3.0接口

外接端口:2×RJ45网络接口,1×VGA接口

主板板型:ATX板型

BIOS性能:128Mb SPI Flash EEPROM with AMI BIOS

其它特点:SATA 2.0 3Gbps with RAID 0，1，5，10

SATA 3.0 6Gbps with RAID 0，1，5，10

电源规格:服务器电源 400W

机箱规格:550mm 2U机架式

 

4. 墨水屏桌牌

 

显示	屏类型	点阵式双稳态电子纸（双屏）
	尺寸	7.5寸
	分辨率	800*480
	可视区	163.2(H)x97.92mm(V)
	色彩	黑白红三色
	可视角度	89/89/89/89
	全刷时间	15s
	亮度	无背光，环境光显示
	屏幕比例	16:9
通信网络	通信协议	2.4GHz私有协议
	蓝牙标准	4.0
软件功能	系统平台	会议预约系统/访客预约系统/人脸识别系统
	自动上线	支持自动上线到就近的蓝牙AP基站
	状态更新	支持后台显示设备在线状态
	配置门牌	支持后台自由配置门牌
	配置样式	支持后台自由配置门牌样式，并显示对应预约信息
	二维码签到	支持扫描二维码签到
	状态提示	支持使用状态的颜色提示
	信息发布（选配）	支持信息发布系统功能（选配）
	开放接口	支持对接OA、ERP等第三系统
其他	供电	3800mA锂电池
	续航时间	3年以上超长续航
	工作温度	0--40度
	工作电压	3.3V
	外壳	合金外壳，防拆设计
	安装	简易安装，支持快速部署
	颜色	细沙白

 

5. 蓝牙基站

 

主要参数	通讯协议	2.4G 16路
	覆盖终端数量	300个
	覆盖距离	30M（半径）
	蓝牙标准	4.0
	通讯方式	无线
	基站类型	数据中继传输
接口	网口	RJ45*1
	天线座	母头*5
	电源孔	公头*1
	功能键	复位键*1
	工作温度	0--40度
	工作电压	5V/2A
	颜色	白色

 

七．系统配置清单

见附件。