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智慧百科

无纸化会议系统功能说明

无纸化会议系统功能说明

1、会前准备

①用户登录

 

控制界面支持WEB访问,远程登录后提供用户名密码便能准备会议资料等,会议操作人员在单位办公室变可以完成会前工作准备,无需到会议室操作;支持多管理人员,不同的管理人员登录只能管理设置自己的操作界面,管理人员之间互相不干扰;支持远程登录与本地登录两种模式,远程登录的电脑与控制主机必须在同一局域网络内。

②新增会议

 

根据会议情况,选择本次会议需要的功能模块,不需要的功能模块在终端显示界面中自动隐藏;设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点,此会议信息在终端首页界面同步显示。

③人员设置

 

支持主席功能,主席有控制会议一切权力,支持开启投票,启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能;主席权限可以是单主席,双主席,多主席设置;主席功能随人动,没有固定的主席机位置,参会人员坐那台终端,那台终端变是主席机; 广播权限设置,具备了广播权限的参会人员或者是终端,才能把自己终端画面同屏到其他会议终端与大屏幕;反之,不能同屏自己画图出去;

④议题文件

 

会议文件按议题管理,议题下面是会议文件;支持批量上传会议文件,终端显示顺序按上次先后顺序显示,也可手动更改文件的显示顺序;会议文件格式不限,包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等,同时支持音频格式MP3/WMA,支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传;上传的会议文件系统不需要进行二次转换,及到所有会议终端不更改文件格式;终端支持动态PPT文件播放。

⑤投票设置

 

设置表决与投票内容; 设置投票方式如:实名制、匿名投票,支持打分投票,支持自定义投票,支持选择性投票,根据会议进程,主席机控制投票表决启动,等主席机启动投票后所有会议终端自动进入投票表决界面。

⑥系统通知

 

支持后台统一发送通知到所有会议终端;支持后台点对点发送通知;支持前端会议终端发送消息到后台;

2、会中功能

①进入系统

 

终端显示内容有:会议主题、参会人员名称、会议时间、会议地点、主持人;支持一键触控进入会议,可以直接点击进入会议自动完成会议签到;

②文件分发

 

终端支持按议题顺序显示,同时支持议题下会议文件按议题显示; 活动状态议题呈黄色背景显示;支持各种办公文件格式;支持PPT动态播放;支持在线编辑文件并保存;

③画面交互

 

支持任何会议终端一键同屏(本地终端通过按键一键同步画面到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示),可以一键将要讨论讲解的文件(Word文档或PPT)页面同屏到参会人员的显示页面上,使大家可以有效的跟着主讲人的页面。

④电子白板

 

支持个人使用与交互使用,可支持电子白板上的内容相互显示,开会人员可在同一块白板上进行书写和交流,可以有效提高会议的效率。

   ⑤文件批注

 

系统支持原文件批注与标准功能,可以在OFFICE文件上进行批注,并原文件保存;支持在批注过程中同步画面到其他会议终端;支持批注后随意翻页,并保存批注信息;系统支持交互式标注功能,当汇报人员发起同屏画面后,其他参会人员同步观看同步画面,支持对发起屏幕标注功能。

⑥会议服务

 

系统支持常规服务内容,一键触控,系统自动发送到后台管理人员,并支持自定义服务内容,可以任意修改需要的服务内容,可以提高服务的便捷性和合理性。

3、会后保存

①会议归档

 

可选需要保存的内容,包括签到信息、投票信息、会议信息、批注文件等;可保存为文件夹目录,可保存为压缩包,有效管理会议的文档。

②会议清空

 

系统支持自动清空会议资料,可以设置服务器自动清空终端会议资料,可以有效保护会议内容。具有极高的会议保密性。同时也支持服务器自动保存,可以根据不同的会议来进行操作设置,可以在会后自动保存开会内容的文件,便于在会后进行查看与审阅。

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