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智慧百科

无纸化会议系统后台设置说明

无纸化会议系统后台设置说明
会前准备 
4.3.1 角色设置
系统角色分为超级管理员,会议管理员,与会者,会议秘书。可
通过清单从外部导入用户列表。明确各个角色的权限、功能及各交互
环节的响应机制。
? 超级管理员:创建会议管理员与普通与会者。
? 会议管理员:创建会议,编辑会议信息,上传会议文档,发布通
知。
? 与会者:签到会议,查看会议信息,查看会议文档,同步演示,
呼叫服务。
? 会议秘书:签到会议,查看会议信息,查看会议文档,同步演示,
处理呼叫服务,强制页面控制,同步演示有“主动同步控制”和
“被动同步控制”两种方式。
4.3.2 考勤设置
可以实时查看全体参会者出席情况,能够看到具体席位的出勤人
姓名与签到时间。
4.3.3 资料管理
会议资料可以进行分级(议题分类)管理,会议管理员使用管理
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端上传资料时可以设置资料使用权限,具有上传、下载、删除等操作。
参会者可查看、标注有权限的文档资料。
4.3.4 会议设置
会议管理员通过创建会议,录入会议名称、会议议题、会议议程、
会议时间、会议通知、与会人员、投票等信息,与会人员签到后均可
查看。采用道天勤针对网络通信研发的分类混编网络传输技术,实时
更新会议简介,会议议题,会议与会者信息,会议议程可通过后台实
时编写上传,会议信息功能实时更新,自动更新本次会议的讨论内容。
与会人员显示当前参加会议的人员名单的签到信息/状态。
4.4 会中过程 
4.4.1 会议签到 
? 帐户签到,选择与会者签到,输入密码并可选择性的拍照后,
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提交验证密码,密码验证成功后签到进入系统。自动识别会
议秘书,参会人员帐户。以不同的登录身份进入,所拥有的
权限也不同。
4.4.2 会议秘书 
? 同步演示控制,可以强制所有客户端同步。
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? 签到界面控制,可以强制打开所有客户端签到界面。
? 推送同步,协助制定某一个与会者自动发起同步演示
? 同步授权,接受与会者文档同步演示的申请请求处理,允许
或者拒绝。
? 呼叫处理,接收其它与会者发过来的呼叫服务。
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4.4.3 会议信息 
? 会议简介
? 会议议题
? 参会人员
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4.4.4 会议文件 
? 会议文稿,支持 Microsoft Office 办公软件文档的同步共享
演示,包括:Word、Excle、 PPT、PDF 等办公文档,支持文
档的本地查看和同步演示。同步演示时,可以进行手写批注,
并共享到大屏投影等显示设备。
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? 本地浏览文档或者同步演示文档,文档操作支持手势翻页,多
点触摸,文档多点放大、缩小。
? 文档同步演示发起手写批注
支持 Word、Excel、PPT、PDF、图片同步演示,手写批注的同步。
支持任何与会者单独批注文件保存,再次调用批注文件,支持同步至
投影机同步演示。
?
? 一键返回同步,本地浏览界面可以一键返回同步,恢复同会议
主讲人的同步界面。会议主讲人同步的批注不会和本地批注
发生冲突。
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4.4.5 呼叫服务 
? 呼叫服务,可以根据个人需求,进行茶、水、纸、笔等需求呼
叫服务,会议秘书会响应,及时满足。
4.5 会后处理 
4.5.1 强制签出 
会议结束时,秘书角色可以一键强制所有客户端注销签到,是文
档保密的一个保障措施。
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4.5.2 文档处理 
会议结束后,系统根据会议的密级定义,进行会议文件的处理,
保密会议则会议材料自动销毁,会议管理员可以手工从服务器下载主
讲人批注文稿下发学习。
4.5.3 结果统计 
 会议结束后,会议信息自动归档,会议管理员可能登陆系统后
台查看会议统计结果。
5.方案优势
5.1 服务器双重备份机制
 服务器架构分为专用服务器和备份服务器,实现无纸化会议的
系统开始时,自动备份至备份服务器,会议结束时,系统备份至备份
服务器;如遇系统服务器宕机,切换备份服务器,更改服务器 IP 地
址即可,整个无纸化会议系统继续稳定运行。
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5.2 高保密性管理
无纸化会议系统,会议通信采取 MD5&DES 加密措施,有效保障会
议内容的安全性,从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全泄密等各
种隐患。
? 设备网络密匙比对,每个设备的设备码与密匙配对生成设备连
接码,只有正确的设备码成功才能连接到服务器。
? 所有上传的文件都通过服务器进行文件转换并加密成道天勤
触屏轨迹跟踪仿真专用的文件包,并把文件包切成文件头和
文件体,文件通过加密存进数据库,第三方无法获取完整的
文件。
? 文件解密,文件体下载到平板电脑后,需要解密时,服务器把
对应的文件的文件头通过加密的比特流传到平板端,平板电
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脑直接在内存中进行文件体和文件头的合成,文件打开结束,
文件头自动清除。
? 服务器与客户端通信传输的信息流全部通过 BASE46 压缩,并
通过 DES 加密。
5.3 绿色环保低碳
无纸化会议系统被认为是绿色办公的最佳实践者,一方面因其将
日常办公资料全部电子化,变成可永久存储、随时调用、无需纸质媒
介的数字化形式;另一方面其全程无纸化、低碳办公,符合环保大趋
势。
5.4 易学易用性
界面简单、友好,参会人员无需培训,对照菜单即会使用,也是
道天勤无纸化会议系统广受客户赞誉的重要原因。
5.5 提高会议效率
通过使用无纸化会议系统,避免了政府、企业部门会议过程中文
件的大量打印,避免了人力及时间的过多消耗,由此提高了工作效率,
加快各部门决策部署的传达、贯彻、落实。
5.6 领先技术优势
道天勤无纸化会议系统采用会议同步演示触屏轨迹跟踪技术、同
步演示触屏轨迹仿真技术,流量控制在 1K/秒;查看文档处理采用对
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称加密技术与非对称加密技术进行文件保密;文档文件网络传输数据
具有鲁棒性,保证数据稳定;文件传输利用拥塞控制与流量控制;采
用 JAVA 对象序列化服务;通过 TCP/UDP 智能混编方式通信,减少网
络堵塞发生概率;利用高级 Java 服务分布式计算技术;支持手机文
档同步演示遥控器等。在技术、应用和使用感知上均为行业翘楚。
6.服务承诺
6.1 定制开发
道天勤公司拥有实力雄厚的开发队伍,可以根据用户提出的需
求,对产品功能进行修改,也可根据用户的要求,结合用户的实际情
况进行定制开发。
系统可与企业已有的数据库、办公 OA 等系统结合,方便企业的
管理。
6.2 项目实施
项目的顺利实施是无纸化会议系统成功运用的保障。广州道天勤
科技有限公司将根据用户的实际使用环境和规范的实施流程,迅速建
立起用户方便使用的无纸化会议系统。使用户得到的不仅仅是一个软
件产品,而是一套完整而详尽的解决方案。
自产品验收合格之日起,制定项目实施表,在项目实施中的每一
个工作步骤,我们都将按照所签署协议中要求完成项目的时间执行。
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签订合同 乙方 甲方
一周 备货以及安排实施 网络环境:局域网使
用,服务器和客户端
之间访问
10-15 天内 二次开发修改,以及
上门安装调试
明确修改需求,双方
确认实施时间和方
式,硬件和网络设备
准备好
1 天内 对用户进行使用培
训,交接使用权限
学习无纸化会议系
统,操作,会议管理
人员和参会人员简单
学习,约 15 分钟。
6.3 技术培训
签订合同后,一周上门安装实施,我司将为客户提供 3 天的上门
培训,包括产品的安装、使用,功能特点、会议管理等,以及常见技
术问题的解决方法培训。
此外,今后每年我们都将为用户及系统维护人员提供 2 天的免费
上门培训。
45
6.4 售后服务
? 软件
自产品验收合格之日起免费享受 2 年的技术支持和系统升级服
务。服务内容包括:软件产品错误或缺陷分析和故障排除。
? 硬件
平板电脑均采用国际品牌,具有强大的售后服务能力,将参照三
包进行售后服务。


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