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智慧百科

无纸化会议软件解决方案

无纸化会议软件解决方案
 软件功能描述
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 功能名称 功能描述 会中
 
会议签到 选择参会人员,支持密码签到 
会议信息 显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题 
会议文档 文件即时更新,显示有权限阅读会议议题和文件,支持 ppt、doc、xls、
docx、pptx、pdf、png、jpg、txt 格式。支持文件阅读权限设置。 
本地浏览 支持视频,音频,文本等文件分发,并支持第三方软件打开使用 
会议通知 即时广播多条会议通知 
呼叫服务 叫服务内容即时发送给专门的手机端或者 PC 端的服务人员 
会议秘书 
支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”;强制同步、投
票流程管理(开始、暂停、结束,发布结果),强制与会者签出,处理
呼叫服务,控制其它文件同步 
文件批注 支持圈批文件或文字批注、选择画笔颜色、大小,橡皮擦功能,批注文
件自动保存 
同屏方式 
阅读或批注过程中,可支持向秘书申请同屏,采用 DTQ 技术触屏跟踪轨
迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏,同屏时每台客户端上下行总流量
低于 1K/秒。 
翻页智能记忆 
记录个人用户阅读文档的使用习惯,操作文档缩放大小,下一页时自动
记忆之前观看文档缩放大小 
跳页功能 
可以预览文档缩略图,快速分组翻页,或者输入页码直接跳转当前页。 
书签功能 
阅读文档时,可以设置该页作为书签或取消书签,可以搜索书签。 
安卓平板横竖
屏功能 
个人文档阅读时,自动识别横竖屏,支持竖屏阅读文档,翻页,批注,
同步的功能 
投票表决 单选、多选、实名投票、不记名投票;赞成、发对、弃权 
会前会后
 
首页编辑 编辑后台欢迎界面 LOGO,系统名称,版权信息 
座位设置 设置设备、座位号、手动拖拉排序 
角色设置 创建会议管理员、会议秘书、与会者,创建自定义用户组,人事管理 
考勤设置 实时查看、下载全体参会者签到表 
会议设置 创建会议入会议相关信息 
文件管理 文件上传自动转换,批量上传会议文件、设置阅读权限 
投票管理 新建投票项目,设置实名、不记名投票,单选或多选,计分统计 
会议类型 设置是否保密会议,正常会议自动归档,保密会议自动清空。 
管理页面 管理员设置管理页面功能权限 
会议签出 会议秘书控制所有参会人员强制签出 
资料下载 下载会议材料、批注材料 
会议归档 会议结束后自动归档,可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议 
管理后台 预设多会议,即时开始、暂停、结束会议 
10
安全
备份
功能
服务器双
重备份功

会议开始时全部会议材料至自动备份服务器,会
议结束自动备份至备份服务器,一旦服务器宕
机,立刻切换至备份服务器。
文件资料
数据加密
文件传输经过软件加密方式传输至客户端,不调
用第三方办公软件处理,确保软件稳定性和保密
性。
3.2 系统部署
无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署:
1、平板电脑数台:根据实际参会人数,部署对应数量的平板电
脑,供参会人员使用。
2、会议控制 PC 机一台:会议管理员使用,实现对会议的集中控
制与管理。
3、无纸化会议交互系统软件一套。
4、专用服务器、备份服务器各一台:承载数据的转发,同步信
号的处理,利用道天勤触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。
5、企业级无线路由器:用于会议室无线网络的覆盖。
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3.3 设计原则
系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出
发,遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则,最大限度满足客
户使用需求、保护客户投资。
(一)终端配置。 
为了确保满足与会人员参会要求,建议配备一定数量的
统一规格和型号的平板设备。
(二)版本。 
根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用 Android 
4.2 以上操作系统,微软其中一种作为服务系统。
(三)扩展。 
系统要预留充足的可扩展性,为将来增加更多的功能与
模块预留足够的接口。
(四)安全。 
会议设备日常由总经理办公室集中保管,个人凭账号密
码登录,用户在遗失终端后,立即通知管理员,管理员可以
直接关停该账号,防止信息泄露。用户如果忘记密码,可以
通知管理员,经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。
(五)网络。 
在本部会议室部署无线网络,确保在会议室内终端设备
能够稳定、高速、有效的连接系统使用,同时要确保网络连
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接和访问的安全性。
3.4 无纸化会议交互系统的后台管理
※会前准备
●首页编辑:编辑后台欢迎界面。
●座位设置:设置设备、座位号、手动拖拉排序。
●角色设置:创建会议管理员、会议秘书、与会者,创
建自定义用户组,人事管理。
●考勤设置:实时查看、下载全体参会者签到表。
●会议设置:创建会议入会议相关信息。
●文件管理:文件上传自动转换,批量上传会议文件、
设置阅读权限。
●投票表决管理:新建投票项目,设置实名、不记名投
票,单选或多选,计分统计。
●会议类型:设置是否保密会议,正常会议自动归档,
保密会议自动清空。
●管理页面:管理员设置管理页面功能权限。
※会后功能:
●会议签出:会议秘书控制所有参会人员强制签出。
●资料下载:下载会议材料、批注材料。
●会议检索:按会议时间日期、会议名称搜索历史会议。
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●管理后台:预设多会议,即时开始、暂停、结束会议。
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