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自主研发无纸化会议管理系统

发表时间:2019-01-14 15:31:34作者:上海善百智能科技有限公司


概述    在企业日常办公工作中,经常需要召开各种大、小会议。当前,传统会议模式在召开过程中经常面临以下几个挑战:
    1)办会效率低:会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作,准备会议资料、印刷会议资料、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等,需要投入大量人力。
    2)参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节和内容,对于较复杂的议题,参会人员难以迅速理解和把握其核心思想。
    3)表现形式单一:会议内容以纸质资料为主,缺乏多媒体或音频表现形式。
    4)应变能力差:会前短时间或会议中收集到的会议资料来不及进行印刷,影响会议召开。
    5)资源浪费严重:大量的纸张开销,造成了巨大的资源浪费。
    6)安全保密隐患:涉密会议资料需要严密控制,纸质会议资料存在打印、复印、装订等多个中间环节,难以保证安全保密。
产品介绍   善百公司的无纸化会议管理系统,就是针对以上问题而专门开发的系统。该系统利用当前先进的电子化技术、无线网络技术来实现无纸化会议,解决了会议资料准备、会议资料查看的麻烦,减少会议纸张的浪费,实现会议召开高效、快捷。
系统的环保理念    相关资料显示,中国每生产1吨纸,约需耗费7~15棵树龄为20年左右的树木、100立方米的水。文件印制消耗电、墨资源,复印机会排放有毒气体。因此联合国于2010年1月1日起对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。
想象一下,会场上没有纸张翻动的声响,与会者面前也仅有一台平板电脑装置,可以通过它方便地查阅会议资料、书写批注。
    会议变革,从此开始,让会议真正实现无纸化,您准备好了吗?
系统能够给企业带来的好处 带来经济效益
以12位与会人员,5个讨论主题的会议规模为例,以一个会议主题有4份材料每份材料平均70页进行估算,需要准备12×5×4=240份材料,准备240×70=16800页纸张。印刷一张纸平均花费0.3元,需要花费5040元。如果系统在各种办公会议、招投标审查会议、项目评审会议、安全生产会议、工作方案讨论会议等会议中全面应用,对于一个大型政府机关、企事业单位来说,一年将节省几百万的办公费用。
提高工作效率
1)强大的会务端管理功能,助您轻松准备会议资料,即支持表单录入,手动上传文件,又支持会议数据一键导入,上传资料更方便快捷。
    2)系统部署简单,一台笔记本电脑、一台无线路由设备及多台平板电脑即可构建一套无纸化会议系统,方便移动办公。
    3)解决了资料分散、资料更新造成对资料收集、版本控制的困难。
    4)减少会议资料收集、准备、印刷时间,节约会务人员时间成本。
系统优势    1)节能环保-会议全过程实现真正无纸化,节约能源、助力环保。
    2)智能高效-对会议资料进行统一管理,无需打印,做到移动办公、移动会议,提高会议效率。
    3)保密安全-资料均存储于会议现场服务器电脑终端,IPAD等平板电脑在线浏览,保证资料安全。
    4)经济实用-一次投资,长期稳定使用,节约会务成本。
    5)数据兼容-兼容各种数据格式文件,常见的DOC、PPT、XLS、PDF、TIFF、JPG、GIF、MP4等文档均可支持。
    6)操作简便-人性化设计,一流的操作快感,使用得心应手,使用者几乎不用培训即可掌握使用,给参会人员更好的参会体验。
    7)清晰管理-会前、会中、会后有序管理,会务组织工作层次分明,一目了然。
系统特点    1)系统采用B/S架构,客户端“零”安装。
    2)支持DOC、PPT、XLS、PDF、TIFF、JPG、MP4等常用文件格式。
    3)文档打开速度快,操作平滑,几百页的文档同样能瞬间打开。
    4)DOC、PPT、XLS、PDF、TIFF文件类型采用了自主开发的文档浏览引擎,解决了平板电脑中DOC、PDF文件无法查看大纲和缩略图、TIFF只能查看第一页、XLS文件Sheet过多切换不方便等众多问题,操作更人性化。
    5)实现了屏幕共享,所有与会终端均可查看到共享人的电脑屏幕。
    6)实现了会议数据的一键导入功能,使会议准备工作更轻松快捷。
    7)实现了会议批注笔记功能,实现文档手写批注与文字笔记功能。
    8)系统兼容性强,支持平板电脑、手机、PC等多种终端设备,支持多种浏览器。
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