无纸化会议系统在会议中的如何应用

随着全球信息科学技术的不断发展与进步,提倡“低碳、环保”呼声的愈渐强烈，为适应信息化时代高速发展的进程，我国的会议模式无论政府或者公司都已经开始由“传统纸质会议”向“智能无纸化会议”进行演变。

不论召开何种会议，会议资料的管理一直是会议从准备到召开再到结束当中各个环节的重中之重。而在当前的传统纸质会议模式中，会议资料管理仍处在传统的文档管理方式的阶段。在这种传统的文档管理方式下，每到召开一次常规会议时，负责会前准备的人员都需要依据相关要求将会议资料打印出来并装订成册再归纳好，到会时再将会议资料分发至各参会人员手中。

无纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、云朵会议系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏，此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。

无纸化会议系统特点：

1.超薄弧形双面液晶屏设计，外壳厚度仅8mm，整体屏体尺寸：宽度434mm*高度271mm

2.内侧15.6寸液晶屏为电容屏多点触摸式，查看及操作简单、便捷，系统可支持无线键盘鼠标或手写板

3.外壳外侧内嵌式7寸液晶电子显示桌牌，分辨率为1366*768dpi,支持远程人名编辑，背景模板可自定义

4.液晶屏终端为18.5”寸高分辨率（1920x1080dpi）真彩数字液晶屏，显示效果清晰亮丽.

5.显示界面专业时尚的UI设计，最大程度地简化用户操作步骤，增强用户会议新体验。

6.全面支持会议表决投票、多媒体播放、Office文稿、上网、短消息通知等多项常用会议功能

7.集成同步文稿演示、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能、共享到投影仪等高级无纸化会议功能

8.支持后台配置共享文档、共享视频供终端查阅、播放

9.文稿演示过程中，可以将演示过程同步到各终端屏幕，也可共享到投影仪或电视机等设备上

10.各终端可以选择同步观看文稿演示，也可以退出同步演示进行自由异步查看文稿

11.支持与会者间短消息互发，后台广播消息实时推送

12.视频点播支持多种音视频格式，允许在移动存储设备以及服务器端之间实现切换

13.千兆骨干网可满足多点流媒体并发需求，全面支持全高清1080p流媒体视频播放

14.支持会议内容存档，可设置会后清空或者留存档案

15.支持后台集控，统一强制切换签到、呼叫、投票、视频、文稿界面及人名显示等功能

16.支持系统实现远程控制，远程诊断，自动更新和升级

17.该系统覆盖会前、会中、会后全部流程，提供高品质会议服务，助力实现会议无纸化

18.支持中控实现远程控制液晶升降，支持手动控制前后仰角调节，最大角度为60度，具有电源保护功能。

无纸化会议系统在会议中的应用

分享和上大屏控制：

“分享”是将自己（发起端）的操作界面发送到其他与会者（被发起端）显示屏上，发起端可以控制允不允许被发起端返回本地画面进行其他操作。

登陆界面也是pc端显示

会议签到：显示会议基本信息，个人信息，可自动签到，也可以手写签到。

会议文件：

按议题显示所有的会议文件，自由查看文件、同步浏览文件及对文件进行批注等。并提供了“U盘上传”功能，为会议中临时上传会议资料提供了窗口，保障了会议资料临时更新的便利性。

会议通知：

后台给某位与会者或者全体与会者发送的通知，适用于手机关机等不方便打扰的情况下，可以由后台会议服务人员发送信息给与会者。

会议投票：

会议议题讨来完毕，主持人模块里可发起会议投票，其他与会者只能浏览投票结果。会议投票功能支持实名投票、匿名投票；也可设置多选项投票。投票结束后自动公布投票结果。投票结果可以有多种呈现方式，列表、柱状图、饼状图等。

会议文件管理

每个会议包含多个议题，每个议题下包括多个资料文件。还可以查看特定议题下的资料信息。

资料针对着每无纸化智能会议系统（交互式系统）解决方案

 

一、系统介绍

    无纸化会议室是近来开始流行于业界的一种全新的会议模式，将专业音视频技术、智能化控制技术和信息化技术融入会议的各个环节，为与会各方提供极为便捷实用的会议平台，达到降低会议成本、提高会议效率、保障会议信息安全、提升会议沟通的效果、提高会议质量的最终目标，同时也给与会人员带来全新的会议体验。

    无纸化多媒体会议系统终端，好似一台小型一体化电脑，在集成了视频显示、视频摄像等多种功能的LCD触摸屏上，从文件资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录......与会者全部与纸“告别”。

    系统同时实现会议签到、会议发言、投票表决、电子白板、同声传译、视频直播、人员信息、资料共享、会议议程等会议的控制管理和服务。

 

二、系统特点

1. 免打印、免销毁，省时更省力

  “一键上传”省去会议组织者会前繁琐的资料准备工作，更是可以 “一键销毁”会议资料，确保会议安全。免打印、免销毁、省时省力，是组织会议的好帮手。  

2. 便捷高效，提升与会者会议体验

   良好的阅读设计让每个与会者阅读起来非常方便，更是可以随时添加批注、书签、评论，这些信息可随文档导出，为会后会议纪要整理或者分析提供支持，使得整个会议更加高效。  

3. 节能环保，履行企业社会责任

无纸化会议是企业无纸化办公的一种体现，经济环保，是对国家节能减排号召的一种响应，更是大企业履行社会责任的一种体现。

 

三、系统功能

1. 排位系统

  本系统是会议系统的重要组成部分。本系统基于信息技术、显示技术平台，采用自动化模式，来实现会议终端自动显示就座与会人员姓名、职务等，能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟。

2. 文件分发系统

  信息化时代的会议对电子会议文件的即时分发提出了较高的要求，在便捷的文件分发系统的管理下，无论是预置的文件还是临时增添的文件均可通过服务器即时分发到每个与会者手中。系统还设置了严格的文件分发权限，可便捷地设置每个与会者对文件的阅览、导出、查看权限。

3. 信号交互系统

  为提高会议效率和有序组织，满足现代会议大量多媒体信息的展示交流、简洁明快、生动清晰地演示和互动讨论等需要，会议信号交互系统应运而生。对在会议过程中，有非常多的信号要相互显示，自由切换，让与会者更直观轻松地进入会议状态、针对会议信息真正实现互联互通等会议需求进行了系统性的技术开发，为真正实现会议便捷化、无纸化、节约化作出应有贡献。

4. 会中控制系统

  信息化时代的无纸化会议，就是要解决最简便、快捷的高度智能化会议模式。本系统独有的多会议议题或是多场次会议一键切换控制功能，会议进程一键控制，会议全部信息（如参会人员、会议文件分发等）瞬间更新。与会人员在会议进行中，随时增加会议文稿并即时传递到每个参会人员、临时播放视频并输送到每个会议终端、随时进行会议远程操控、随时设置无人值守自动化会议模式等，均在无纸化会议系统中得到完美展现。

5. 原笔迹批注系统

  传统的会议少不了纸和笔，而信息化时代的会议技术突破是最大化还原参会人员手写会议体验，让每位与会者能像在纸质文件上批注、修改一样在无纸化会议终端上展现。

6. 会后归档

    会议过程文件打包备案保存、会议痕迹清空。

 

四、系统组成