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智慧百科

无纸化会议系统解决方案


无纸化会议系统是行业领先的、专门为解决现代会议中的实际问题而提出的一体化解决方案,适合于各种高端会议场合,以及重要的政务、商务、企事业单位和大型活动的会场实施应用。实现全数字化管理,支持Ethernet或Wi-Fi网络连接方式,有力保障通信质量。系统全部采用具有自主知识产权的会议管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议使用方对整个会议流程进行高效便捷的控制,可支持签到、多媒体播放、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读、邮件收发等多种常见的会议功能,又集成有手写批注、同步文稿演示等高级会议功能,充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中,所有的操作均通过一台终端完成,简化了纸质文件的使用,极大推进会议办公水平的发展与进步。

需求分析



1、保密:随着国家信息化进程的不断加快,信息安全问题也越来越突出,在传统的纸张会议文件的传送中,每次会议的召开,都需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑打印,由于中间环节多,给保密会议带来很多不可预见的风险。我们的保密会议系统可以从根本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。
2、节省:在政府机关、科研机构,各企事业单位,每年各种会议多,会议材料用纸量大,印制等各种费用高,人力及时间消耗多,不仅增加成本,而且也不适应信息化时代的发展。无纸化不仅能大大提高工作效率,对环保节能也具有深远的意义。
3、易管理:所有用户端的权限也都由服务器端控制,会议终端无法更改服务器的配置。
4、易维护:通过网络获取资源,是网络计算环境下的终端设备,不会出现客户机系统崩溃等现象,而且安装操作系统时很方便,会议结束后,彻底清除垃圾文件。
5、强安全:外部的存储数据在指定的区域,与操作系统相隔离,会议结束后,彻底清除会议文件,保密会议文件在系统中彻底粉碎。而且,每次系统重起后,系统都会恢复到最初的状态。
6、便操作:使用人员无须任何计算机应用知识即可熟练使用。使用者所需要做的事只有一件:打开电源;开关计算机同家电一样简单。对于会议室这样一个公用的场所是非常适用的。在多功能无纸化保密会议中,结合会议软件,可以实现更多,更全的功能。






 

功能介绍


一、排位系统:本系统是会议系统的重要组成部分。基于信息技术、显示技术平台,采用自动化模式,来实现会议终端自动显示就座与会人员姓名、职务等,能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟。
二、签到系统:电子化签到系统需要做到一键触摸快速签到,自动记录。系统提供自动抓拍的功能,可以直接保存签到人的图像,作为核对信息提交至后台管理服务器。签到状态统计、查询,统计结果可直接导出为excel文件。
三、文件分发系统:信息化时代的会议对电子会议文件的即时分发提出了较高的要求,在便捷的文件分发系统的管理下,无论是预置的文件还是临时增添的文件均可通过服务器即时分发到每个与会者手中。系统还设置了严格的文件分发权限,可便捷地设置与会者对文件的阅览、导出、查看权限。
四、批注系统:传统的会议少不了纸和笔,而信息化时代的会议技术突破是最大化还原参会人员手写会议体验,让每位与会者能像在纸质文件上批注、修改一样在无纸化会议终端上展现。
五、投票系统:会议投票系统需要简洁实用,可随时设置、增添投票内容及投票方式,并以图表形式即时统计。投票系统还设置了记名、不记名等投票模式,一看即懂、一键确认,服务器实时显示投票结果到大屏幕。
六、会议交流系统:全面的会议服务功能可实现预设及自定义多种呼叫内容;支持一对一、一对多模式会议终端短信发送方式,会议交流更便捷,支持对会议控制人员短信互发,提醒会议管理人员,让会议变得轻松可控;支持全体与会人员广播功能;支持会议提醒功能等,支持对茶、纸、笔等一键触发,进行点对点服务。
七、视频同步直播系统:将会议室的各种高清视频信号源(包括高清摄像机、蓝光DVD、高清视频会议终端、高清机顶盒等设备)的高清视频信号同步到每个会议终端上进行同步显示。
八、信号交互系统:为提高会议效率和有序组织,满足现代会议大量多媒体信息的展示交流、简洁明快、生动清晰地演示和互动讨论等需要,会议信号交互系统应运而生。对在会议过程中,有非常多的信号要相互显示,自由切换,让与会者更直观轻松地进入会议状态、针对会议信息真正实现互联互通等会议需求进行了系统性的技术开发,为真正实现会议便捷化、无纸化、节约化作出应有贡献。
九、会中控制系统:信息化时代的无纸化会议,就是要解决最简便、快捷的高度智能化会议模式。会场环境控制可以集中管理控制会场环境的各种设备。
十、会议记录系统:替代传统的纸质会议本,方便参会者迅速做会议记录。支持电脑分屏显示,参会人员可边观看发言人共享屏幕,边做会议记录。


方案特点


无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该智能终端,此时,该智能终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。
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