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智慧百科

会议预约系统

一、会议管理功能 :

1、会议管理(管理员能对会议进行修改,删除,查看)

申请会议(需要提交开会需要的资料,提交后在通知会议的时候把资料发布出去)

会议审批(会议审批不通过进行注销)

会议类型(管理员可以增加删除修改)

安排会议(包括安排会议室,安排开会时间)

2、发送通知(把申请人上传的相关资料,开会通知一起发送到相关人员)

3、接收通知(开发平台有已阅状态,不考虑这一步)

4、会议记录(管理员可以进行增删查改,相关人员记录会议记录)

5、纪要归档(领导确认后把会议记录归档保存)

6、会议室管理(管理员可以对会议室进行增删改查) 查看会议室 状态(占用,空闲,停用,维修)

7、部门管理(管理员可以进行增删查改) 部门信息

8、员工管理(管理员可以进行增删查改) 员工信息

9、数据结构

二、会议程序:

总经理及各部门提出召开会议要求,由提议者确定会议主题和内容。

1、公司级会议:会议召集人要把会议日期、内容、议程、地点、参会人员名单以及会议需要的工具、资料等告知行政系统;行政系统按照会议召集人的要求,提前准备相关资料,通知参会人员并整理会议室;

2、专题会议:原则上由召集人选择会议日期、地点并通知参会人员,并向行政系统申请会议室和相关设施,行政系统根据申请统筹安排会议地点和进行相应的会议准备。 根据公司会议管理制度,行政系统须将各种例会的时间下发各部门,以免出现会议冲突。

3、行政系统向参会人员发出《会议通知》(也可电话通知),提请参会人员做好会议准备;

4、系统例会:根据例会时间安排准时召开,不需要另行通知(除特殊情况外);

行政系统或会议召集人会前提醒参会人员做好会议准备,以免错过会议;行政系统或会议召集人做好会议前的准备,包括会场准备、设施准备和资料准备等。重点:会前参会人员围绕会议主题进行的相关准备

5、标准会议准备要充分:相关资料发放及时,不得出现差错,设施准备齐全完好等;参会人员针对会议议题做好前期方法措施和数据资料的准备,并提前提交给会议主持人,避免无准备情况下参会。 至少提前一天发出通知,提前1小时再次通知会议前5分钟做好会议准备。

6、会议过程 :参会人员按照《会议管理制度》要求准时 参加会议、签到,并按照会议通知要求准备好会议相关资料;主持人准时主持召开会议,说明本次会议准时开会,

7、会议记录:主题,并把握开会时间,掌握好会议秩序,参会人员应遵守《会议管理制度》,有秩序发言;参会人员在发言时不仅要提出问题、还要提供相关数据和提出个人解决问题的建议看法;如果会议上形不成统一决议,主持人应宣布休会,并确定下次会议的时间,并提请参会人员重新收集信息和提出新的论证依据;会议过程中记录人应做好会议记录,公司 级会议由行政系统负责会议记录;专题会议由会议召集部门确定的记录人负责记录。在无法拿出最终结论时,会议主持人应及时提请休会,并定好下次会议时间,提请参会人员做好相关资料准备,提高会议质量和效率。

8、会议纪要(决议)跟踪 : 会议结束后,会议记录人应及时整理会议 记录,并形成《会议纪要》,在会议第二天上班时将会议纪要下发各参会人员签字确认;部门会议结束后,记录人应将《会议纪要》 交行政系统备案;行政系统应将各种会议纪要分类保管,以便查找使用;会议决议涉及的部门应严格按照会议决议 执行,完不成或遇到问题时时应及时向上级领导进行汇报,并说明理由和补救措施;行政系统根据会议决议对相关部门工作进 行检查,确保会议决议得到贯彻执行,同时行政系统应做好决议跟踪记录(在《会议纪要》上填写完成情况),并及时将决议执行情况向总经理进行汇报。行政系统负责人每月底须向总经理书面汇报各种会议决议的总体执行情况。

三、会议管理流程模块:

1、会议显示:进入会议显示页面,系统将以列表的形式显示近期将要召开或已经召开的会议, 主要显示的项有:会议名称、会议地点、会议时间、主办单位、会议类型(内部或外部)、与会人数、会议是否通过审核等基本信息。每一显示项都支持排序,列表通过背景颜色来区分内部外部会议、是否有领导参加、是否是多媒体会议等。可以对会议类型(比如只显示内部会议)、是否通过审核等进行筛选。

2、会议添加: 添加一个内部会议时,需要填写会议地点、会议名称、会议内容简述、会议开始时间、会议结束时间、会议主办方、会议记录者、与会人数、与会人员或部门、是否有领导参加、是否使用多媒体设备等基本属性。

3、会议修改: 会议申请人添加一个会议后,还没有提交审核时,会议申请人还可以对会议的信息进行修改,会议提交审核后,如果申请人还需要更改会议信息,需要联系会议管理员,由会议管理员进行修改,审核通过的会议在修改后,系统将重新发送消息通知与会人员。

4、会议删除:与会议修改一样,没有提交审核的会议,会议申请者可以对会议记录进行删除,会议提交审核后,如果要删除会议,则需联系会议管理员,由会议管理员进行删除,对审核通过的会议进行删除,还需要发送消息通知与会人员。

5、会议角色管理: 会议管理系统中涉及到得角色有: 会议的申请人:各部门负责申请会议室的人员,目前各部门只有一人。

6、会议申请: 外部会议不需要申请,内部会议需要申请,用户添加一个内部会议后需要提交会议申请,会议提交申请后,申请人就不能在对会议的信息进行修改和删除,如需修改和删除需要联系会议管理员。由会议管理员进行处理。 会议在申请过程中,申请人可以看到会议申请的状态,比如:正在审核中,审核通过等。

7、会议审核:会议提交申请后,由会议管理员进行集中的审核。会议管理员有会议修改、会议批准、会议取消的权限。

8、会议通知:会议申请、会议批准、会议修改等信息都会在第一时间以即时消息、短信或电子邮件等方式通知会议申请者或与会人员。

9、会议记录:会议召开后,会议记录者可以对会议进行记录,每个会议只能有一个会议记录者和一份会议记录。会议记录不属于发布内容。只有申请人,处室领导,记录人可以查看。 会议记录可以和象管理公文一样,在系统中进行管理。在录入会议记录时,可以把会议的录音、录像等多媒体资料作为附件都统一管理起来。

10、会议纪要(决议):会议召开后,根据会议记录,经常会通过会议纪要、会议决议、会议通告等信息给相关部门发文。

11、会议查询:系统提供多种会议查询功能,用户可以通过会议名称、会议地点、开会时间、主 办单位等信息进行查询。查询结果将以列表的形式显示,与会议显示的列表一致。

12、会议统计报表:系统提供多种会议的统计报表。本项目中的主要统计报表有: 针对某个会议室、某段时间内(某月、某年、自定义时间段)的会议统计。 针对某个办会人员,某段时间内(某月、某年、自定义时间段)的办会情况统计。 某段时间内的各种会议的统计报表。

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